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司法書士 川原田合同事務所 様

Light Edition 11 CL

常に最新の脅威を意識したバージョンアップを評価 顧客の重要情報などの保護に操作ログとメディア管理を徹底
所在地
千葉県千葉市
Webサイト
http://www.touki-chiba.jp/

司法書士 川原田合同事務所は、在籍する司法書士が不動産登記、会社設立・法人登記、裁判業務、供託手続全般、法律相談、遺言書作成支援業務などあらゆる業務のノウハウを有するだけでなく、それぞれが高度な専門分野を持つことで、法律の改正や社会状況の変化に対応し、依頼者のニーズに素早くお応えします。じかにお客様と接し対話しながら、より早く、便利に、気軽に、確実でかつ明朗な費用で問題を解決することをめざしています。

川原田 健二 様
ポイント

操作ログと防犯カメラの映像を照合し、所員の勤務状況の確認に活用

業務に必要なCD-ROM以外の外部記憶媒体の使用を禁止

導入の経緯

不動産や訴訟などに関する機微な情報を情報漏洩から守るために導入

私どもの事務所では、不動産や法人登記、裁判に関する業務を行っていることから、扱っている情報には絶対に外部に漏らしてはいけない機微な情報が多く含まれています。登記関連では依頼者の不動産情報、訴訟関連だと権利に関する情報や紛争の原因といった、依頼者にとって人には知られたくない情報が所内のPCに保存されています。こうしたことから、情報セキュリティに関しては細心の注意を払っています。

当事務所のPCは全部で11台あり、所内ネットワークにのみ接続可能なPCが所員ごとに7台、これとは別に外部ネットワークへの接続が可能なPCが4台あります。ネットワークを分けているのは、外部ネットワークとの接続を可能な限り制限し、ウイルス感染などのリスクを回避するためです。業務でインターネットを利用するのは、メールの送受信やオンラインでの登記申請、登記簿取得ぐらいですので、所員は必要に応じて席を移動して利用するようルールを決めています。メールアドレスは事務所の代表アドレスだけで、個人用アドレスはありません。ほかにも、離席時にはPCのログオフを徹底していたり、共有サーバー上の重要データにはアクセス制限を設けたりと、情報セキュリティ対策を行ってきました。

こうした情報セキュリティ対策の一環として、以前は他社製の運用管理ソフトウェアを利用していましたが、ログが日付でしか検索できず、操作種別ごとにチェックがしたい場合などにも、細かな絞り込みができませんでした。また、保守契約をしていても無償のバージョンアップに対応していなかったことから、「SKYSEA Client View」に切り替えることになりました。現在は所内のクライアントPC11台すべてに導入しています。

導入の効果

クライアントPCの操作ログと防犯カメラ映像を照合して勤務状況を確認

ログと映像を照合し、勤務状況をチェックの図当事務所では、基本的に所内に1人で残って業務を行わないようにしており、どうしても必要な場合は許可をとってもらうようにしています。防犯カメラを所内に導入しているので、その映像と、「SKYSEA Client View」で記録したログの両方を照らし合わせて、業務状況を定期的にチェックしています。ログについては、退所時間を把握するために、各所員がいつPCをシャットダウンしたのか確認しています。「SKYSEA Client View」の「ログ管理」機能は、ITの知識がなくても、自分が確認したいと思ったときにキーワードで素早くログ検索ができ、チェックに必要な情報がスムーズに絞り込めるため、使いやすいです。

情報セキュリティの観点で、気になる操作を見かけたときには、本人にそのことを伝えて、注意を促します。所員を疑っているわけではありませんが、機微な情報を扱う職務に携わっているという自覚を持ってもらいたいという思いはあります。情報漏洩対策としてもっとも注意が必要なのは内部だと考えています。まずは所内からの漏洩の可能性をなくす。その意味で、「SKYSEA Client View」を活用し、しっかりとログ管理を行うことが抑止効果につながっていると感じています。

導入の効果

判例などの情報収集に必要なメディア以外、使用を禁止して情報漏洩リスクを軽減

デバイスの使用制限を柔軟に設定の図外部記憶媒体の使用については、経理データを税理士とやりとりする担当を除いて、USBメモリの使用を禁止にしています。また、CDは書き込みを禁止に設定し、「読み取り専用」で使用できるようにしています。判例などの法律関係の情報や、出版社が発行している企業情報など、CD-ROMで提供されているデータを参照しなければならない場合があるからです。

このように「SKYSEA Client View」の「デバイス管理」機能は、個別にデバイスの使用を許可することができたり、デバイスの種類に応じて制限方法を変えられたりと、細やかな設定ができるので、業務への支障を最小限に抑えることができる点でも満足しています。

導入の効果

定期的なバージョンアップを通して最新の脅威から顧客情報を守る体制を整備

私どもの取引先には、銀行なども含まれています。自分たちが取り組んでいる情報漏洩対策について、直接取引先にご説明することはありませんが、「銀行でも通じるようなセキュリティレベルを目指して取り組む」ことは、お取引をさせていただく上でのマナーだと考えています。

個人の方がご相談に来られた場合にも、本当はあまり人に知られたくないプライベートなお話を伺ったり、情報をお預かりすることもあります。その際に、秘密が外部に漏れないしっかりとした情報管理体制で臨まなければ、依頼者にも安心して話していただけないと思っています。そのために、所員に情報セキュリティ意識を強く持ってもらえるように環境を整えていくことも重要だと考えています。

私どもは高い情報保持性、機密性が求められる職務を遂行するので、そのレベルに対応できる「SKYSEA Client View」などを含めたITシステムの導入は、どうしても考えていかなければなりませんし、避けることができない時代になってきていると感じます。それは、自分たちの事務所を守るためだけでなく、所員や依頼者・取引先を守ることにも通じるのだと思います。そのなかで、情報セキュリティを取り巻く環境は変化しているので、常に最新の脅威に対応したバージョンアップが提供されることが、変化に対応し、適切な対策を準備していく上でとても大切だと実感しています。

(2015年10月取材)

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