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運輸・倉庫

日本物流開発株式会社 様

500CP 130 CL

プライバシーマーク取得時に整備した管理体制をさらに強化 PC使用状況の見える化により社内ルールの順守を促進
日本物流開発株式会社
所在地
東京都板橋区
Webサイト
http://honsya.jl-d.jp/

日本物流開発株式会社は、「Hospitality × Professionalism」を経営理念に掲げ、高品質・高付加価値でありながら機動性・柔軟性を重視した物流アウトソーシングサービスを展開しています。B to B、B to Cを問わず、高度化する顧客の要求を充足させるとともに、物流サイドからの適切な提案を実現するための、事業領域拡大、人材教育、各種マネジメントシステムの向上に特に力を入れています。

川底 宏至 様
ポイント

スクリーンセーバーの設定など社内ルールが順守されているかを確認

情報セキュリティの内部監査時にPC情報が一覧でき、作業工数を大幅に削減

導入の経緯

実機デモを見て画面構成や操作の導線がよく考えられた設計だと実感

当社は、主要顧客の一つであるECサイトの運営会社様から商品の発送代行業務を請け負っており、間接収集というかたちでエンドユーザー様の個人情報を取り扱います。そのため当社では、個人情報保護法の施行直後にプライバシーマークの認証を取得しました。その後、社内のIT化が進んだことも踏まえて、IT運用管理ツールを導入して情報セキュリティ対策の強化を図りたいと考えました。各営業所間のネットワークもあわせて整備し、UTMアプライアンスやドメインサーバーも導入しました。これからは外部からの脅威に対してはUTMで対処し、内部における情報セキュリティ対策の強化をIT運用管理ツールで行う予定です。

当社では、私がプライバシーマークやISO9001(品質マネジメントシステム)の管理責任者をしており、これらのIT環境の整備も担当しています。実機によるデモを見て、商品の説明を聞くと、これまでのプライバシーマークの運用のなかで改善を図りたいと考えていたことが、「SKYSEA Client View」を導入することでほぼ実現できると感じられました。

また、自身がITの専門家ではなかったので「使いやすさ」も重視しました。当社は、ECサイトを顧客に持つことから、自分たちでECサイトを構築して研究したことがあります。この経験から私は、操作に迷わないためには画面構成や操作の導線をどのように設計するかが重要だと考えています。この観点で見たときにも「SKYSEA Client View」はよく考えて作られていると感じました。

導入の効果

収集したIT資産情報や操作ログを活用し、
社内ルールが正しく守られているかを確認

プライバシーマークに準拠した情報管理を進めるにあたり、「持ち運べるノートPCは使わない」「スクリーンセーバーはパスワードで保護する」「USBメモリの使用は原則禁止」といった基本的なルールを定め、状況に応じて改訂しながら運用してきました。ルールが守られているかは、内部監査などの機会にチェックしてきましたが、随時、状況を確認できる仕組みがなかったため、形式的になっていたり、余計な手間がかかってしまっていたりと行き届かない部分もありました。

「ハードウェア一覧」画面:スクリーンセーバーのパスワードによる保護が適用されているかを確認

現在は、これらを一元管理する仕組みとして「資産管理」機能が役立っています。「資産管理」機能を使えば、社内でどんなPCが使用されているのかが確認できるだけでなく、スクリーンセーバーのパスワードによる保護が適用されているかなど、PCがどんな状態なのかが確認できます。これによりプライバシーマークに準拠するために行っている施策が正しく行われているかを随時チェックできるようになりました。また、各クライアントPCでどんな操作が行われているのかが詳細に記録できるようになったことは、情報セキュリティ対策としても大幅な改善だと考えています。

導入の効果

PCを個別に確認していた内部監査の作業が
IT資産情報の活用によって大幅に工数削減

当社では、毎年1回、社員研修を行い、その年の会社方針や目標を伝えるとともに、情報セキュリティ対策についても周知しています。その上で情報セキュリティ対策の内部監査を行います。内部監査では各拠点の社員が、自身が所属する拠点以外の状況をチェックする相互監査形式で行っています。

これまでは、OSのバージョンやソフトウェアの更新プログラムの適用状況、不適切なソフトウェアが使用されていないかなどを、1台ずつ目視して手作業で確認していました。「SKYSEA Client View」の導入後は、「資産管理」機能で自動収集される資産情報を管理機からまとめて確認することで、各PCの状況がチェックできるようなり、監査にかかる工数は大幅に短縮されました。また、監査員ごとのチェック方法や基準も統一され、より適正な監査ができるようになったと感じています。

アプリケーション一覧:更新プログラムの適用状況を確認

今は、他社のログ管理ツールを導入している営業所への入れ替え導入も含めて全社への展開を進めている段階ですので、展開が完了すればさらに効率良く監査を実施できるのではないかと思います。

今後の展望

現在の管理フローを一つずつ切り分けて整理し、
情報セキュリティ対策の強化につなげたい

現在は、各拠点のITに詳しい社員を担当者として、PC操作などの問い合わせ対応や簡単な管理業務を任せています。「SKYSEA Client View」を導入したことで、今後はIT運用管理の体制から見直していきたいと考えています。まずは、私が集中的に管理する範囲を明確していきます。その上で、各拠点の担当者に一部の管理権限を付与して分散管理ができるようになれば、全体として管理業務の効率化も図れるのではないかと考えています。

また、UTMやドメインサーバーは、「SKYSEA Client View」と一部機能が重複する部分もありますので、何を、どのツールで管理すれば効率がよいかを考えて整理していきたいと思います。

当社のような物流会社では一般的に、社員の全員が高いITリテラシーを持っているわけではないので、「知らないうちに情報を漏洩してしまった」ということがないよう対策を講じていくことが、会社はもちろん社員を守ることにもつながると思います。これから、少しずつでも管理業務の効率化や分散化を進めながら、具体的な対策を進めていきたいと考えています。

マイナンバー制度が開始されたこともあり、エンドユーザー様の個人情報だけではなく、社員やパート従業員などの個人情報の管理にも注力していく必要がありますので、今後も「SKYSEA Client View」を活用する場面は多くなると思います。

(2015年12月取材)

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