IT資産管理で「ライセンス違反」を避ける

ここまでは、IT資産管理のなかでも、ハードウェアの管理を中心に話を進めてきました。ここからは、IT資産管理においてハードウェアの管理と同様に重要な、ソフトウェアの管理についてお話しします。

IT資産管理の目的は、社内のIT資産情報を収集して各種機器の台数を把握することや、情報セキュリティ対策を行う環境を整えることだけではありません。では、何故ソフトウェアライセンスの管理が、IT資産管理の重要な目的の一つになるのでしょうか。

まず、ソフトウェアを管理する際に念頭に置くべきは、PCで利用されるソフトウェアは「著作物」であり、その著作権は「著作権法」によって保護されているという点です。このため、ソフトウェアのインストールや利用については、メーカーなど著作権者の許諾が必要となります。

例えば、部署で1本だけ購入した高額なソフトウェアを、著作権者の許諾を得ないで部署内の他のPCにインストールした場合は、著作権法に抵触します。このようにソフトウェアの使用許諾の範囲を超えた台数のPCにインストールしたり、ソフトウェアを不正にコピーしたりする行為は、一般に「ライセンス違反」と呼ばれます。
このようなライセンス違反が起こらないように、ソフトウェアライセンスを適切に管理することもIT資産管理の重要な目的の一つです。

万が一、ライセンス違反を犯してしまうと、著作権者やメーカーからソフトウェアの使用の差し止め請求を受けることがあります。それだけに留まらず、訴訟を提起されることもあります。また、ライセンス違反は著作権法に抵触する行為ですので、懲役や罰金などの刑事罰の対象になります。企業としての社会的信用を損ない、損害賠償や和解金など大きな経済的損失を被ることも考えられます。

現在、ソフトウェアメーカーは、企業や自治体、大学などに対してヒアリングなどを行う利用実態調査を強化しており、こうした事例が多く報道されています。正規ライセンスの追加購入や和解金などの総額が数億円から数十億円にも上るケースも珍しくありません。

しかし、ソフトウェアごとに違うライセンス形態や、使用バージョンの混在、さらには組織変更や人事異動など、さまざまな理由から管理作業が大変煩雑になり、手作業では正確な管理が難しいのが実状です。このような背景から、適切なIT資産管理を行い、ソフトウェアライセンスを厳密に管理することが、急務だといわれています。