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University 企業会議室版をお使いいただく際の注意点について

University 企業会議室版をご利用いただくには、管理機から事前に会議に参加するメンバーや会議室の登録が必要です。特に、会議室に端末機を持ち込んでUniversity 企業会議室版を使用する場合は、下記の手順や注意事項をご確認いただいた上で、導入をご検討ください。

※University 企業会議室版のご利用にあたり、詳細な設定や操作方法等についてはSKYSEA Client Viewの各種マニュアルをご確認ください。

会議開催に必要となる機器

会議開催に必要となる機器は、次のとおりです。端末機が会議室に常設されておらず、持ち込んで使用する場合は、次の機器を準備してください。

機器 説明
議長機(1台)

「議長機ソフトウェア」がインストールされた端末機です。会議の議長が操作します。

参加者機(最大20台まで)

「参加者機ソフトウェア」がインストールされた端末機です。会議の参加者が操作します。1会議室内で使用可能な端末数は、最大20台です。

プロジェクターなどの投影装置

事前に議長機に有線ケーブルで接続しておきます。資料を投影する際に使用します。

会議室 / 会議室を利用する参加者を登録する

University 企業会議室版で使用する会議室や所属する議長機、参加者機の情報は、SKYSEA Client Viewの部署の情報を使用します。
会議室の設定をする場合は、SKYSEA Client Viewの管理コンソールから会議室(部署)を作成し、作成した部署または、上位の部署に議長機と参加者機を登録してください。また、別の会議室(部署)を作成し、別の議長機と参加者機を登録することで、複数の会議室を作成、運用できます。

会議室(部署) / 参加者設定の例

例として2つの設定方法をご紹介します。それぞれに注意事項がありますので、お客様の環境や運用方法にあわせて会議室(部署) / 参加者を設定してください。

例1)「営業会議」「予算会議」など会議ごとに会議室(部署)を設定し、会議が始まる前に参加者の所属部署を移動させる方法

  • 会議に参加する参加者が限定されており、会議支援機能を決められた参加者だけで使いたい、といった場合におすすめです。
  • 会議支援機能を起動した際、開催する会議(部署)を選択することで、その会議(部署)に所属した参加者のみ、参加状態になります。
  • 会議の前後に、SKYSEA Client Viewの管理機から、参加者が使用している端末機の所属部署を、会議の部署⇔元の部署へと移動させる作業が必要です。

例2)企業・組織の全員を会議室の配下に設定させる方法

  • 会議ごとに部署を設定したり、端末機を部署移動させる手間を省きたい、誰でも会議に参加できるように設定したい、といった場合におすすめです。
  • 会議室(部署)を全部署の一番上位に作成し、そこに議長機を所属させることで、全員を会議に参加させることができます。
  • 会議支援機能を起動すると自動的に全端末機が参加状態になるため、会議に参加していないメンバーがいる場合でも、参加状態となります。あらかじめ、参加者機側から、任意で会議に参加 / 退出できるように設定しておくなどの工夫が必要です。

※すでに部署を作成されている場合は、新たにその上位に部署を作成することができません。企業・組織の全員を配下に設定する場合は、議長を「ネットワーク全体」に登録してご利用ください。

部署移動時の注意点

議長機 / 参加者機の所属部署を移動させる場合は下記の点にご注意ください。

アラート設定について
初期設定では、端末機の所属部署を変更すると、設定していたアラートは解除され、変更先の部署で設定されているアラート設定が反映されます。ただし、端末機に個別のアラート設定をしている場合は、設定内容を維持したまま部署を移動するように設定することもできます。
ログ情報のアップロード先について
管理する端末台数が5,000台を超えるような大規模環境の場合など、複数のデータサーバーを設置して運用されている場合、端末機の所属部署を変更すると、その端末機のログ情報をアップロードするデータサーバーが変更される場合があります。ログ情報には部署情報が紐づいていないため、部署を移動すると、移動先の部署のログ情報しか閲覧できません。
そのため、移動前と移動後のログをまとめて検索したい場合には、ログ閲覧画面で「全データサーバーで検索」にチェックを入れ、検索してください。

※SKYSEA Client Viewは、データーサーバー1台あたり5,000クライアントまで管理できます(画面操作録画機能<オプション(LT/500/ST)>でクライアントの常時録画を行う場合は、データーサーバー1台あたり150クライアントまでとなります)。

設定方法

例1の設定手順

①「営業会議」「予算会議」など会議ごとに部署を作成する

会議参加者のコンピューター名や部署を事前に確認しておく

  • SKYSEA Client Viewの「ハードウェア一覧」で、コンピューター名、部署名などを一覧で確認することが可能です。

②参加者が使用している端末機の所属部署を、参加させたい会議の部署へ移動させる

  • 部署を移動するには、「管理機設定」画面で「編集モード」に切り替える必要があります。
  • 役職(権限)を複数設定しており「同役職操作 / 閲覧」を無効にしている場合は、自分の管理機と同一役職(権限)の端末機に対して部署移動を行うことができません。
会議支援機能を立ち上げ、開催したい会議の部署を選択することで、その会議の部署に所属している参加者のみ参加状態にできます。ただしこの場合は、会議の終了後、必ず参加者の端末機を元の所属部署に戻す作業が必要となるため、あらかじめ参加者が所属していた部署の記録を取っておくなどの工夫が必要です。
例2の設定手順

①最上位に「ペーパーレス会議室」を部署として登録し、議長機を「ペーパーレス会議室」に登録する

②「ペーパーレス会議室」配下に企業・組織の全部署、全員(参加者機)を登録する

全部署が「ペーパーレス会議室」の部署の配下となるため、「ペーパーレス会議室」の議長機からどの参加者機でも会議に参加させることが可能です。

すでに部署を作成されている場合は、新たにその上位に部署を作成することができません。そのため、例2のように企業・組織の全員を配下に設定するには、議長を「ネットワーク全体」に登録してご利用ください。

<イメージ>
例2の運用の場合は、以下の設定を行っておくことでさらに便利にお使いいただけます

参加者側から会議への参加、退出ができるよう設定しておく

企業・組織の全員が会議に参加できるように設定している場合、議長機で会議支援機能を起動すると、自動的に全員が会議に参加してしまうことになります。
そのため、参加者が任意で会議に参加、退出できるよう、あらかじめ参加者機を設定しておくことで、参加者側で会議への参加、退出を選択できるようになります。

例2の部署設定の場合、参加者機側で会議への参加、退出ができるよう設定しておかないと…

事前に設定しておくことで、参加者機側で参加 / 退出を選択でき、特定の参加者のみ会議に参加することが可能です。

参加者機側での会議への参加 / 退出方法

議長機で会議支援機能の操作パネルを起動すると、参加者機のタスクバーに参加状態が表示されます。

  • [参加する]をクリックするとで、会議に参加できます。
  • 会議を途中で退出する際は、[退出する]をクリックすることで退出が行えます。退出後に再度、会議へ参加したい場合は[参加する]をクリックしてください。

プロジェクター等の投影装置を議長機に接続する

会議中に参加者の画面(資料)を投影・提示するため、プロジェクターなどの投影装置をあらかじめ議長機と接続しておきます。事前に議長機の画面が正しく投影されるかを確認しておくことで、会議をスムーズに進行できます。

プロジェクター接続時の注意※1

  • お持ちの端末について、事前に外部モニターへの正しい接続・切り替えの方法を確認してください。
  • 市販されているほとんどのプロジェクターには、端末機と接続する為のRGBケーブル(D-Sub15ピンケーブル)やHDMIケーブルが付属しています。使用するプロジェクターの端子を事前に確認してください。また、プロジェクターの設置位置から、接続する議長機までのケーブルの長さが十分にあるかも確認してください。
  • プロジェクターが推奨している解像度に端末機の解像度を合わせるようにしてください。

【例:Windows 7 の場合】※2

1.デスクトップ上でマウスを右クリックし、ショートカットメニューから[画面の解像度]を選択します。

2. [解像度] の数値を確認し、変更する場合は [▼]をクリックします。

3.プロジェクター推奨の解像度に調整し、[OK]をクリックすれば完了です。

※1 その他の設定等については、接続されるプロジェクターの説明に従ってください。

※2 設定画面、設定方法はOSなどのパソコン環境により異なります。

マルチディスプレイ環境で使用する場合

事前に設定しておくことで、University 企業会議室版の各機能について、マルチディスプレイ環境で使用することも可能です。

【マルチディスプレイ環境設定の活用例】
議長機で受信した画面を、プロジェクターにのみ表示したい場合(拡張表示)

初期設定では、議長機から参加者の画面をプロジェクターに提示する際、議長機とプロジェクターの両方に参加者の画面が表示されますが、以下の設定により、提示中も議長機の画面で別の画面を表示させておくことが可能です。

①事前に、議長機のデスクトップの表示方法を「拡張」に設定する。

【例:Windows 7 の場合】

1.デスクトップ上でマウスを右クリックし、ショートカットメニューから[画面の解像度]を選択します。

2.[複数のディスプレイ]で、[表示画面を拡張する]を選択します。

3.[OK]をクリックすれば画面の拡張が完了します。

※[Windows]+[P]キーでもプロジェクターの接続方法を表示させることが可能です。

※設定画面、設定方法はOSなどのパソコン環境により異なります。

②University 企業会議室版の「コンピューターごとの設定」画面から「マルチ画面設定」タブをクリックし、[受信した画面を表示するディスプレイ]を選択、[OK]をクリックする。

議長機で会議支援機能を起動する

①会議支援機能を起動します。
議長機のデスクトップにある「会議支援」アイコンをダブルクリックします。

②操作する部署を指定します。
会議参加者が所属している部署にチェックを入れ、[OK]をクリックしてください。

③操作パネルが起動します。

  • 議長機で操作パネルを起動すると、②で選択した部署に所属している参加者機がアイコンで表示され、会議支援機能を使用することができます。

参加者側が会議に参加する

議長機で会議支援機能の操作パネルを起動すると、自動的に参加者機が「会議参加中※1」になります。参加者側で特に必要な操作はありません。※2

※1 事前に「システム設定」画面の「参加者機設定」タブ内のタスクバー設定で、「タスクバーに会議への参加状態を表示する」にチェックが入っている場合は、会議に参加している参加者機のタスクバーに、会議参加状態が表示されます。

※2 「システム設定」画面の「参加者機設定」タブ内のタスクバー設定で、「会議への参加 / 退出を可能にする」にチェックが入っている場合は、参加者機側で、会議への参加が行えます([参加する]をクリックすると、会議に参加できます)。

会議の終了方法

操作パネル右上の[×]をクリックすると確認画面が表示されるので、[はい]をクリックして終了します。

「システム設定」画面の「参加者機設定」タブ内のタスクバー設定で、「会議への参加 / 退出を可能にする」にチェックが入っている場合は、参加者機側で、会議からの退出が行えます。

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