Web会議システムとテレビ会議システムは用途に違いがあるのでしょうか？

昔からのいわゆるテレビ会議システムは、会議室に置かれた専用端末から、同じ企業・組織内の会議室への接続に限定されていました。それに対して、Web会議システムの会議室はバーチャルな空間にありますので、専用端末がなくてもPCやスマートフォンなどから接続でき、場所を選ばず会議に参加できるのが特長です。テレビ会議は役員会議や戦略やアクションを決める営業会議など、人の顔や声の品質が求められるような会議で使われています。Web会議はちょっとした打ち合わせなど、もっとフランクな場面で使われることが多く、音声と画面共有のみでビデオ機能も使っていないというのがこれまでの一般的な認識だと思います。しかし、このように2つのシステムを用意することでコストや運用負荷の増大、利用者の負担が大きくなっていました。

そこで、当社のWebexでは、テレビ会議やWeb会議、電話会議を一つに集約し、役員会議、大規模なウェビナー、フランクな会議まですべてに対応できるようにしています。企業・組織の中でスペシャリストと呼ばれるような人は、技術職も営業職もそれほど多くはいらっしゃらないと思います。そのため、このところお客様との会議に営業だけが訪問し、スペシャリストは社内の会議室から専用の端末でWebexに参加するという使い方が増えています。また、お客様が自社の会議室から専用端末でWeb会議に参加したり、出張で会議室から参加できないメンバーが、スマートフォンやPCで参加するといった使い方もできます。このような使い方により、会議を開催する際に必要となる入館の申請、会議室の予約、参加者のスケジュール調整の時間を大きく削減できるため、貴重な時間を本業に使っていただくことができます。2020年6月まで「Cisco Webex働き方改革支援特別キャンペーン」を行っていますので、通常よりもお得にWebexを導入いただけます。ぜひお問い合わせください。

日本での現在のテレビ会議とWeb会議の使われ方について

Webexが会議ソリューション分野のリーダーに選ばれたという記事を拝見しました。選ばれる理由についてどのようにお考えですか？

Webexは、グローバルに展開している著名なリサーチ会社の調査で、会議ソリューション部門のリーダーに12年連続で選ばれ、近年は一番優れているという評価もいただいています。お客様から好評いただいている特長の一つは、Webexにはテレビ会議とWeb会議の境界線がなく、多様な使い方に対応していることです。従来のテレビ会議システムは、専用の端末がなければ接続できませんでしたが、Webexは会議室から専用の端末に接続して行う会議に、PCやスマートフォンからもアクセスできます。大事な役員会議の日にどうしても外せない商談が入って出張しなければいけない場合、テレビ会議システムのみの環境では外出先から会議に参加することができません。しかし、Webexならテレビ会議にPCやスマートフォンからも接続できるので、世界中どこにいても会議に参加できます。

また、誰でも使える直感的な操作性もWebexの特長です。テレビ会議システムの多くはリモコンで接続するタイプですが、実はリモコンでの操作はなかなか難しく、「接続方法がわからない」「つながらない」といった問い合わせを頻繁に受けている情報システムご担当者も多いのではないでしょうか。Webexは、会議室から接続する場合、事前に会議の時間と場所、参加者を設定しておけば、時間になると専用のタッチパネルに「参加」ボタンが表示されますので、それを押せば会議に参加できます。部外者が接続できないよう事前にパスワードが通知されますが、これもタッチパネルから入力できます。外出先から社内会議へ参加する場合も、専用のアプリケーションを起動して「参加」ボタンを押すという非常に簡単な手順で会議に接続できます。この「参加」ボタンを押せばいいというわかりやすさは、多くのお客様から好評いただいています。Webexの導入でテレビ会議接続に関する問い合わせを削減し、その分の空いたリソースは、セキュリティ対策などに使っていただけたらと思います。

Web会議への入れ替えではなく、既存のテレビ会議システムを生かしてWebexを導入したいというお客様もいらっしゃいます。当社は、既存のオンプレミスのテレビ会議システムとWebexをセキュアに直接つなぐことができるハイブリッドサービスもご提供しています。これは、中央省庁や自治体など、セキュリティ要件の厳しいお客様にもお使いいただけるセキュアなソリューションです。数年前にテレビ会議システムを入れたばかりというお客様には、既存のシステムも生かしつつWebexの利点も享受いただけます。

これまで、時間や経費の関係で仕方なくテレビ会議を使用している方も多かったと思いますが、私どもでは会議システムを使った会議の方が効率的であることをより多くの方に体験いただきたいと考えています。例えば、会議の議事録は作成者にとって非効率な業務の一つだと思いますが、システムが文字を起こしてくれる会議ソリューションを使えば、議事録作成の効率が上がり、生産性の向上にもつながります。すでにAIを活用し音声文字起こしによる議事録作成や、音声でのビデオ会議の操作などは機能として完成していますので、今後、機能を強化していくことで、さらに使える機能に成長させていきます。

他社を追随するのではなく、今後の方向性のロードマップを示せることは、私どもの製品の一番の強みだと感じています。また、ナンバー1に選んでいただいている製品のメーカーとして、この分野のリーダーとしての責任であると感じています。

クラウド上で動くシステムの安全性を気にされる方もいらっしゃると思いますが、セキュリティへの配慮についてお聞かせください。

Web会議システムのセキュリティを懸念される方もいらっしゃると思いますが、その中にはクラウド自体の安全性も含まれると思います。Webexは安全対策基準に関するさまざまな外部機関の認証を取得していますが、日本では金融機関など高い信頼性とセキュリティが求められるシステムに必要な「金融機関等コンピュータシステムの安全対策基準・解説書（通称：FISC安全対策基準）」に準拠しています。さらに、ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）を取得するとともに、EU域内の個人データ保護を規定する法として2016年4月に制定されたGDPR（General Data Protection Regulation）もサポートしています。また、データセンターでの障害発生でサーバーが停止した際の問題を気にされる方もいらっしゃると思いますが、障害発生時には自動的に待機システムに切り替えるフェイルオーバーを採用していますので、安心してお使いいただけると思います。

さらに、固定のIPアドレスの場合、番号を第三者に知られると悪用される恐れがあるため、Webexの会議用IPアドレスは1回使い切りで、会議のたびに番号を変えます。もちろんパスワードのポリシーも設定できますので、12文字以上などに設定すればセキュリティレベルをより高めることができます。

また、セキュリティの観点で見落とされるのが録画データです。Webexは独自の機能を使って、録画使用時を除き、会議中や会議後のデータを、センターに一切保存しない仕様を実現しています。

クラウドベースの会議システム選定時に考慮すべきセキュリティの視点

• 安全対策基準に関する外部機関の認証を取得しているか
• 障害発生時に備えた、フェイルオーバーを採用しているか
• IPアドレスの漏洩防止について対策しているか

この取材中、Webexのモニター表示がそのとき説明いただいている方のPC画面に瞬時に切り替わっているので驚いています。

これもWebexの特長です。自分の発表が終わったらケーブルを次の人に回すというのは面倒ですし、会議の効率も下がります。また、最近のPCやタブレット端末にはVGA端子がないものもありますので、PCにケーブルを挿さなくても発表者の画面へ瞬時に切り替えられるようにしています。画面の切り替えがワンクリックでできるので、ITが苦手と感じられている方にもWeb会議に参加するハードルの低さを実感いただけるはずです。Webexは、会議システムの使い方がわからない、使うまでに時間がかかるといった課題をすべて解決したくて開発した製品です。モニターまでがセットになった製品であれば、より便利で快適に高品質な会議を実現いただけます。

また、コラボレーションツールのWebex Teamsを活用いただければ、チームメンバーが一つの｢部屋｣に集まって、メッセージやファイルをやりとりしながら仕事を進めることができます。チャットのような感覚でメッセージのやりとりができ、既読の確認もできますので、会議がスムーズに行えるだけでなく、リアルタイムのメッセージツールとしても活用いただけます。今はまだメッセージのやりとりにメールを活用されている企業・組織が多いと思いますが、メールは基本的に手紙なので、リアルタイムのコミュニケーションには向いていません。Webex Teamsは一部の機能を無料でお使いいただくことができますので、ぜひ体験してみてください。

貴社が取り組まれてきた働き方改革についてお聞かせください。

テレワークを取り入れたのは、2001年です。全社一斉に始めると失敗する確率が高いため、まずは営業部門からスタートしました。営業部門を選んだのは、成果が一番わかりやすい職種だったからです。テレワークでは「テレワークをしている社員の勤務状況の管理が難しい」という課題がありますが、営業の場合、成果が数字として表れるので怠けていればそれがそのまま数字になります。パフォーマンスの高さを数字で表すのが難しい職種の場合、しばらくは試行錯誤を繰り返すことになりますが、経験を重ねていけば皆さまの企業・組織に合ったテレワークのやり方が確立されていくと思います。

当社は「働きがい」に関する調査・分析を行っている専門機関が2018年に発表した国内のランキングで、「働きがいのある会社」1位に選ばれました。社員に「働きがいがある」と思ってもらえた理由はさまざまですが、その一つは、すべての社員がWebexを活用できることで可能になった、「場所と時間を自由に選べる働き方」にあります。テレワークの懸念事項として「コミュニケーションが希薄になってしまう」ことがあげられますが、Webexがあれば「会社に来なくても会議に参加できる」「相談したい人ともすぐにつながれる」とすべての社員がわかっています。当社の社員にとって、自分で働き方を選び、どこにいても仕事ができることは当たり前になっています。

2019年に関東地方を襲った台風15号は、翌日の通勤に大きな混乱をもたらしましたが、あの日も当社の社員は自分の判断で働く場所を選びました。多くの企業・組織では「気をつけて出社してください」と社員に伝えていたと思いますが、電車に乗るために1時間も並ぶのが時間の無駄であることは誰もが知っています。テレワークをできる環境があれば、台風のようにあらかじめわかっている災害の場合、出勤するのかしないのかで社員を不安な気持ちにさせず、地獄のように苦しい通勤を強いることもなくなります。

テレワークを取り入れる際の注意点として、在宅勤務を権利だと勘違いする従業員への対策を忘れないでください。在宅勤務は選択肢として与えられているもので、権利ではありません。会社に来てくださいと指示があれば出勤しなければいけないことを最初に周知しておくことがトラブル回避に役立ちます。

多くの企業・組織が人手不足を実感されていると思いますが、社員の満足度の高さは採用にも良い影響がありましたか？

今は昔のように、育児は女性がやるもので男性は外で働いていればいいという時代ではありません。女性が働きやすい環境であることはもちろんですが、男性が積極的に育児に参加できる環境が整っている企業・組織でなければ、採用が厳しくなってくると思います。当社では、従業員満足度（ES）向上の取り組みに注力するようになって定着率が格段に向上するとともに、能力の高い多様な人材が集まるようになりました。

当然ですが、Webexのようなツールを入れただけでESが向上するわけではありません。企業風土や制度の整備と合わせて取り組むことが必要です。当社も始めた当初はさまざまな失敗がありました。定期的に開催している働き方改革を支援するセミナーでは、その失敗談も含め「社員に働きがいがある会社」と思ってもらうために、どのような制度を取り入れ、仕組みを構築していったのかをご紹介しています。

日本は主要先進国のなかで最も生産性が低いため、働き方改革に取り組みながらいかに生産性を上げるかが課題です。解決には社内外の「コミュニケーションの効率化」が一番のポイントになりますが、出張や移動を伴う会議や資料の印刷に何時間もかけているのであれば、まずはそれをやめてみてください。その時間とコストを新たなモノやサービスを創造するイノベーションに割く。これが、私どもが考える「働き方改革による生産性向上」の方向性です。

もう一つ、働き方改革への取り組みで一番難しいのは、従業員のモチベーションをいかに上げるかです。Webexのようなツールが役に立つ部分もありますが、重要なのは企業・組織の風土や人事制度、労働規定を整備して、いかにうまく組み合わせるかです。従業員がお互いに認め合い良いところを知れば、それを褒め合う文化を醸成していくこともできるはずです。そうやって従業員がお互いをよく知り、「こういう仕事ならあの人が適任だ」という発想が生まれることが大切です。このように社内の文化をより良いものにして「カルチャー」「プロセス」「テクノロジー」の3つがうまく回ったとき、真の働き方改革が実現できると考えています。

大手信用調査会社の調査結果でも、企業・組織が取り組んでいる働き方改革の大半が、長時間労働の是正や積極的な休暇取得の推進であることがわかっています。しかし、本来目指すべきは、従業員のモチベーションアップや働きがいを感じてもらうための対策です。人材の定着や優秀な人材の採用に注力する働き方改革に取り組みたいのに、それができていない実態が浮き彫りになりました。

今後、災害や子育て、介護などさまざまな理由で、働く場所や環境を自由に選択できることを求める人が増えてきます。テレワーク環境が整備されていることを条件にする求職者の増加も予想されるため、そのときになって慌てないよう、すぐに実施する予定がなかったとしても、できるだけ早くテレワークができる環境を整備しておくことが必要になります。

情報システム部門の方へメッセージをお願いします。

働き方に関する企業・組織の文化や制度を変えることは相当な労力がかかります。まずは簡単かつ安全に、いつでも・どこでもコミュニケーションが取れるツールを従業員の方々へ提供することで、働き方は自然に変わっていきます。無料でトライアルをご案内しておりますので、お気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。