PC管理ソフトはなぜ重要？ 中小企業の課題や管理ツールの選び方を解説

PC管理とは、企業が所有するPCやデータを適切に一元管理すること

PC管理とは、社内で運用するクライアントPCや、その中にあるデータなどを一元管理することを指します。PC管理においては、各種デバイスなどのハードウェアだけでなく、アプリケーションなどのソフトウェアも適切に管理することが重要です。PC管理が適切に行われていない場合、PCがウイルスに感染するリスクが高くなったり、古いバージョンのOSやソフトウェアがサポート対象外となり脆弱性が発生したりするなど、情報漏洩リスクにつながる恐れがあります。

PC管理の必要性

PC管理は、情報漏洩や不正アクセスの被害に遭うリスクを抑制する上で非常に重要な取り組みといえます。例えば、社内で使用されているPCの管理を各従業員に任せていると、セキュリティソフトをはじめとする各種ソフトウェアのアップデートが必要な際に、更新漏れなどが起こりやすくなります。こうした抜け漏れは脆弱性につながり、攻撃者の標的にされる危険性が高まります。

PC管理は、ユーザーである従業員や情報システム担当者に任せておけば良いものではなく、組織全体で取り組むべき重要な課題の一つです。組織を情報漏洩や不正アクセスの被害から守るためにも、適切なPC管理を行う必要があります。

PC管理の基本

PC管理の基本的な取り組みには、大きく分けて「IT資産管理」「インベントリ管理」「ライセンス管理」の3つがあります。それぞれのポイントについてご紹介します。

IT資産管理

IT資産管理とは、企業が保有するIT資産全般を適切に管理することです。IT資産には、PCをはじめとするハードウェアのほか、端末や機器にインストールされているソフトウェア、プリンターなどの周辺機器、USBメモリなどの記憶媒体なども含まれます。

自社がPCやUSBメモリを何台保有しているのか正確に把握していないと、デバイスを買い替えたり買い足したりする際に、不必要なデバイスやソフトウェアを購入してしまうことにもなりかねません。IT資産管理は、適切なコスト管理を行うためにも重要な取り組みといえます。

インベントリ管理

インベントリ管理とは、各端末や機器、ソフトウェアなどの状態を一元管理することを指します。インベントリ管理では、各端末・機器の使用状況、インストールされているソフトウェアのバージョンやアップデート状況、不正や障害の検出状況などをまとめて管理することが可能です。

近年増加しているクラウドサービスに関して、契約状況や利用状況を把握することもインベントリ管理に含まれます。

ライセンス管理

ライセンス管理とは、契約しているソフトウェアやクラウドサービスなどのライセンス使用状況や、使用許諾契約に沿った適切なライセンスの運用状況を管理することです。有効なライセンス数の把握や、各ライセンスにひもづけられたユーザーを管理することで、無駄なライセンス料金の支払いやライセンス期限の更新漏れなどを防ぐことが可能です。

中小企業におけるPC管理の課題

PC管理は、特に中小企業において、人手不足などの課題に直面しているケースも多く、PC管理を適切に行うのが現実的に困難であることも想定されます。中小企業におけるPC管理の主な課題は次の2点です。

中小企業の共通課題である人手不足

中小企業に共通する課題として、人手不足によりPC管理を担う人材が限られてしまうことが挙げられます。現在の日本ではIT技術者の人材が不足しており、大企業でも情報システム担当者の採用は難しく、PC管理のために十分な人員を配置するのが困難な状況です。PC管理の担当者を配置できたとしても、他業務と兼任しているケースが多く、深刻化する人手不足にどのように対処するかが課題になっています。

情報システム担当者の業務範囲

情報システム担当者の業務範囲が非常に幅広いことも、中小企業が直面している課題の一つといえます。情報管理システム担当者は、主に次のような業務を担当する必要があります。

これらの業務を限られた人員でこなす必要がある上、企業によっては、ほかの業務と兼務せざるを得ないケースもあり、担当者に大きな負荷がかかりがちです。結果として、情報システム担当者が退職してしまったり、PC管理を適切に行う余裕がなくなったりする状況に陥りかねません。

PC管理の具体的方法

PC管理は、具体的にどのような方法で取り組めば良いのでしょうか。エクセルで管理する場合に生じやすい問題と、社内のIT資産を一元管理できるPC管理ソフトの活用について解説します。

エクセルでの管理

PC管理を行う際、エクセルで台帳を作成しているという企業も少なくないのではないでしょうか。管理すべき端末や機器、ソフトウェアなどが少数であればエクセルでの管理も不可能ではありませんが、収集すべき情報量や、メンテナンスの必要な項目が多くなるにつれて管理が困難になります。

例えば、OSのバージョンやウイルス対策ソフトウェアのパターンファイルなど、適宜更新が必要な情報を目視と手作業で毎回ミスなく行うのは、あまり現実的ではありません。

PC管理ソフトの活用

社内のIT資産管理を適切に行うためには、PC管理ソフトの活用がお勧めです。PC管理ソフトでは、各ハードウェア・ソフトウェアの最新状況やライセンス、更新プログラムのアップデート状況、操作ログなどの一元管理が可能です。IT資産管理を効率的かつ正確に行えるほか、インベントリ管理やライセンス管理についても最新の状況を正確に把握しやすくなります。

PC管理ソフトの導入メリット

PC管理ソフトを導入することによって、さまざまなメリットを得られます。主なメリットは次の5つです。

資産管理部門・情報システム部門の業務効率化

PC管理ソフトは、社内の端末・機器、ソフトウェアなどの状況を自動収集できることから、資産管理部門や情報システム部門の業務効率化が期待できます。社内のPCを1台ずつ確認して回ったり、各ユーザーにヒアリングを実施したりする手間が削減され、短時間で効率良くPC管理を行うことが可能です。

資産購入の適正化

自社が保有しているIT資産を一元管理することで、資産購入の適正化につながります。例えば、ある部門で余っている端末を、端末が不足している別部門に回すといった対応もできるようになり、無駄な資産の購入を防ぐことができます。

また、ソフトウェアライセンスの状況を正確に把握することで、ライセンスの更新や追加購入の時期を踏まえて予算計画を立てることなども可能になります。

脆弱性への対策

PCのOSアップデートやセキュリティ更新プログラムの適用を一元管理し、脆弱性が生じにくい環境を構築できる点もメリットの一つです。各端末や機器の状況を一覧で確認し、未対応のデバイスに関しては個別に対応することも可能です。PC管理ソフトを活用することで、脆弱性への対応を漏れなく適切に行うことができます。

セキュリティポリシー遵守の徹底化

社内のセキュリティポリシーに即した運用が可能になることも、PC管理ソフトを活用するメリットの一つです。例えば、許可していないUSBメモリなどの記憶媒体を使用できないようにしたり、無断でフリーソフトウェアをインストールできないようにしたりすることもできます。従業員任せではなく、システムでルールの徹底化を図ることができます。

従業員の不正防止

PC管理ソフトによって社内のすべての端末・機器が管理されていることにより、従業員の不正を抑止する効果も期待できます。機密情報を記憶媒体にコピーして不正に持ち出したり、メールに添付して外部に送信したりすれば、問題の発生源となった端末を操作ログから容易に特定することが可能です。

貸与されている端末・機器はすべて企業の管理下にあるという認識を社内に広め、不正を未然に防ぐという観点でも、PC管理ソフトの活用は重要です。

PC管理ソフトの選び方

では、PC管理ソフトを選ぶ際には、どのような点を重視すれば良いのでしょうか。ここでは、PC管理ソフトの選び方について紹介します。

管理範囲や目的を明確化する

PC管理ソフトを選ぶ前に、まずは自社が必要とする管理の規模や、PC管理の目的を明確化しておきます。例えば、管理したいPCの台数や管理すべき項目に対応可能なソフトかどうかなどを、事前に確認しておく必要があります。具体的に何をどこまで管理する必要があるのか、あらかじめ計画を立てておくことで、自社に合ったソフトを選ぶことが可能になります。

収集可能な情報の精度を確認する

PC管理ソフトで収集可能な情報の種類や細かさなども、検討しておくべきポイントです。例えば、操作ログを収集するにあたって、端末へのログイン・ログオフのログや、ファイルの操作ログなどの基本的な情報だけがわかればよいのか、1クリック単位まで詳細な情報が必要なのかによって、ソフトウェアに求める精度は大きく異なるからです。ただし、必要以上に詳細な情報を収集してしまうと、かえって管理しづらくなるケースもあるため注意が必要です。

対応可能なOSの種類やデバイスを確認する

Windows以外にもMacやLinuxといった複数のOSを管理する必要がある場合や、PCのほかにスマートフォンやタブレット端末などのデバイスも管理したい場合には、PC管理ソフトで対応可能なOS・デバイスを確認しておく必要があります。非対応のOSやデバイスがあると、脆弱性が生じる原因になりかねないため注意が必要です。

サポート体制を確認しておく

PC管理ソフトを導入後、疑問に対する回答や、トラブル発生時に迅速な対応をしてくれるサポートがあるかどうかも重要なポイントです。サポートの有無だけでなく、チャットや電話など具体的なサポートの方法や、対応可能な曜日・時間帯なども確認しておくことが大切です。

機能の拡張性があるものを選ぶ

必要な機能を追加できる拡張性の高さも、PC管理ソフトを選ぶポイントの一つです。あらゆる機能が初めから搭載されているツールは一見すると便利ですが、実際に使用する機能が限られている場合は費用対効果が低くなる可能性があります。必要に応じて機能を拡張できるものを選ぶことで、柔軟な対応が可能になります。

コストパフォーマンスで選ぶ

機能と費用のバランスについても、慎重に検討することが大切です。例えば、対応可能なデバイス数に対して実際に管理するデバイス数が極端に少ない場合、オーバースペックであることが懸念されます。自社が必要とする最低限の機能を備えたものを選ぶほうが、費用対効果を実感しやすくなります。

導入支援サービスを受けられるかどうかを確認する

PC管理ソフトを導入する際、導入支援サービスが受けられるかどうかも重要なポイントです。導入時にはさまざまな設定を行い、社内の全端末・機器を漏れなく登録する必要があります。PC管理ソフトの導入自体が担当者にとって負担にならないよう、導入支援サービスを活用できるソフトを選ぶことが大切です。

ネットワーク機器も情報収集できるか確認しておく

PC端末はもちろん、プリンターやHUBなどのネットワーク機器も含めて情報収集が可能かどうかチェックしておくことが重要です。脆弱性が生じるのは、PCだけとは限りません。ネットワーク機器の情報も自動収集し、管理できるソフトを選ぶことで、情報漏洩対策をより強化できます。

PC管理ソフト「SKYSEA Client View」で社内のIT資産を一元管理

Ｓｋｙ株式会社のPC管理ソフト「SKYSEA Client View」は、PCをはじめサーバーやプリンター、HUBなどの機器を自動判別し、各機器の状況を視覚的に表示することが可能です。機器の情報は定期的に自動収集されるため、対象機器やIPアドレス範囲・収集日時を指定するだけで、日々変動する利用状況を把握することができ、セキュリティの向上や担当者の負担軽減を実現できます。

PC管理を適切に行いたい事業者さまは、「SKYSEA Client View」の導入をぜひご検討ください。