インタビュー
INTEC
手間をかけない情報の入手と活用が労務管理の効率化に 効果が出る働き方改革には
ログの有効活用が欠かせません
ついに適用が開始された「働き方改革関連法」。すべての企業・組織で法律に対応した労務管理が求められます。勤務実態の把握にはログが欠かせませんが、いかに時間と手間をかけず効率的に活用できるかが重要です。
そこで、統合ログ管理ツール「LogRevi(ログレビ)」を活用した労務管理の効率化を2008年から提唱されている株式会社インテックのご担当者に、ログを活用して働き方改革を成功に導くポイントについて伺いました。

ログを有効に活用できるかどうかで
IT化の推進による業務の効率化に差が出ます

左から 株式会社インテック ネットワーク&アウトソーシング事業本部 ビジネスソリューション部 開発課 大野 敬介 氏、ネットワーク&アウトソーシング事業本部 ビジネスソリューション部 営業課長 田中 暁 氏、ネットワーク&アウトソーシング事業本部 ビジネスソリューション部長 吉岡 哲 氏、ネットワーク&アウトソーシング事業本部 ビジネスソリューション部 開発課 主任 田中 崇 氏

このところ急速にログの活用に注目が集まっている背景についてお聞かせください。

一番の要因は、2019年4月1日から順次施行されている「働き方改革関連法」に対応しなければならないことだと思います。罰則つきの「時間外労働の上限規制」が導入され、違反すれば懲役刑や罰金刑が科されるという法的拘束力を持つことから、本腰を入れて対策に取り組まれている企業・組織にとって、タイムカードでは把握できない勤務実態の把握にログが重要な役割を果たしています。ログを活用した働き方改革への取り組み方は、大きく分けて“前向き”と“後ろ向き”の2つがあり、従業員の業務状況を把握し人員配置の最適化を目指す活用は、前向きな活用です。業務中ずっとインターネットを見ているなど、生産性の低い従業員を見つけ指導するといったことも含まれます。

一方で、リスクマネジメントへの活用には後ろ向きの対策も含まれます。例えば、人手不足が深刻化するなか、従業員の定着率向上も企業・組織にとっては課題の一つです。採用と教育にかなりの時間と労力を費やしたにも関わらず、やっと活躍してくれるようになったと思ったら退職。しかも転職先は競合会社、というのはできれば避けたい事態です。その対策として、PCの操作ログから転職を考えている従業員の形跡を明らかにできないかと検討されている企業・組織が増えています。普通に考えると、転職活動をしている従業員は、会社に知られないようひそかに活動し、会社のPCに形跡を残すようなことはしないはずです。しかし、何らかの理由で転職を焦っていると、SKYSEA Client Viewのようなログ収集ツールが導入されているのを知っているにも関わらず、数パーセントの確率で形跡を残しているというデータがあります。

一昔前は、開発者が自分の作成したプログラムをUSBデバイスなどにコピーして持ち出し、転職活動先に自分をアピールする材料として使うことが頻繁に行われていました。さすがに今では多くの企業・組織で大量のデータを持ち出せないよう対策しているため、USBデバイスにコピーするような大胆なことはやりづらくなっていますが、製品データや顧客データなど機密情報の持ち出しに関する報道は今も続いています。近年は、アラートが上がって会社から不審に思われないよう、よりわかりづらい方法でデータを持ち出していると考えられます。そのため、PCの操作ログやWebアクセスログだけでなく、入退室管理システムのログなども含めた、より複合的な調査をLogReviで行うことで、兆候をあぶり出せないかとご相談いただくケースが増えています。

このところ人手不足が深刻な影響もあり、転職市場はますます活況です。転職志望者はより良い条件で転職しようと、自分を高く売り込む方法を考えていると思いますが、残念ながらいまだにその答えが現在の職場のデータを持ち出し、転職先への手土産にすることだと考える人がいるようです。対策として、ツールによるログのチェック体制の強化も重要ですが、簡単に持ち出せない環境の整備が最優先事項であることを忘れないでいただきたいと思います。

働き方改革に統合ログ管理ツールを活用したいという要望の具体的な内容を
お聞かせください。

できるだけ手間をかけずに情報を得たいというニーズです。さまざまなシステムから出力されるログを手作業で紐づけることは可能ですが、大変な時間と手間がかかる上に、人間が行うことにはミスの発生が避けられません。そこで、修正やチェックの手間も考慮してシステムによる自動化への要望が高まっています。また、働き方改革の成果は経営に直結するため、取り組みの効果について経営陣への報告が必要になりますが、数字を羅列しただけのデータではなく、見た目によりわかりやすい情報の提供が求められます。しかし、人手不足は情報システム部門も例外ではありません。そこで、限られた人員でも無理なくレポート作成に取り組めるよう、必要な情報を素早く出力してレポート化できるツールを求めてお問い合わせいただくことが増えています。

多くの企業・組織では、さまざまなツールが収集しているログをCSV形式のファイルに書き出して、手作業で編集するという工程が頻繁に発生していると思います。編集作業の手間を軽減したいという要望は以前からありましたが、今ほどの盛り上がりはありませんでした。違反した場合に罰則が伴う働き方改革関連法の影響の大きさを感じています。

今後、IT化を推進し、業務の効率化によって経営に貢献していくことはますます重要になっていきます。そのとき、ログを有効に活用できているかどうかでIT化の効果に違いが出てきます。

最新バージョンは、働き方改革での活用を見据え、
人事部門の方の意見を反映

LogReviをIT部門以外の方が活用されている事例はありますか?
また、最新バージョンの特長についてもお聞かせください。

IT部門の方以外でのログの活用が進んでいる事例としてわかりやすいのは、銀行などの金融機関です。昔の銀行はクローズドネットワークの環境で業務が行われていましたが、今は店頭での説明時や外回りの営業など、多くの行員がインターネットにつながるタブレット端末を使っています。そのような業務形態の変化から、担当外のお客様のデータを見ていないかなど、人の行動チェックに活用される事例が増えています。そのほか、IT化の進んでいる病院では、医療機器等のログで人の少ない夜間勤務の時間帯の動きを把握し、看護師の適切な配置に生かしていく取り組みに活用されている事例もあります。

LogReviの最新バージョン Ver.8.1では、IT化が進んでいる企業・組織での活用や働き方改革に伴い、IT部門以外の方が操作する機会が増えることを想定。マニュアルを見なくても使えることを意識し、実際にユーザー企業の人事部の方からもご意見を伺って、UIから専門用語をなくし誰にでも理解しやすい言葉に置き換えました。UI / UXの全面刷新にあたっては、実務を行う方の多くが平成生まれで、学生時代からWebシステムを使い慣れている世代であることも考慮しています。

また、これまでのLogReviは柔軟性が低いと言われていましたが、Ver.8.1からWebシステムに移行したことで、従来のオンプレミス型よりも柔軟にカスタマイズできるようになりました。すでにLogReviを導入いただいているお客様にもバージョンアップによりさらに便利に活用いただけると思います。

行動管理レポート

従業員がPCで行った操作を時間帯で確認できます。

ダッシュボード

アラートの発生状況を集計し1画面に表示。レポートで視覚化された情報から、さらにドリルダウンで深掘りし、欲しい情報へ到達できます。

組織内部のリスクマネジメント対策には
人に紐づいた管理ができるツールが必要

意外と知られていないLogReviの機能についてお聞かせください。

働き方改革やセキュリティ強化に伴って、入退室管理に関するお問い合わせをいただくことが増えているのですが、LogReviは人の動きを見える化するツールなので、こういった用途に適しています。ご存じの方も多いと思いますが、入退室のログに含まれているのはカード番号と入館・退館時刻の情報のみで、社員IDなどの人に紐づく情報が含まれていません。そのため、カード番号に人を紐づけるためには別途作業が発生します。また、入退室管理ツールで人への紐づけをしようとすると、高額なオプション機能を購入しなければなりません。そのため、どちらも使えない環境では入退室管理ツールのログをCSV出力し、Excelなどで手作業による編集が必要です。組織変更に伴う部署名の変更や、入退社に伴う社員情報の登録・削除、さらに年度ごとの人の異動は毎年のことなので、その都度手作業で更新していくのは大変です。LogReviは、部署名や社員番号など社員情報のマスター台帳を取り込むことで、連携しているさまざまなツールのログ情報を見て、このログには社員の名前が入っていないから入れる、IDのみで部署名がないから入れるという作業を自動で行います。こういった人に関わる細かい部分をカバーできるのは、日本のメーカーならではの発想ではないでしょうか。

また、入退室のログについては、人事部門に任せている企業・組織も多く、2年間の保管が義務づけられていることをご存じない方もいらっしゃるようですが、総合的にログを管理する立場にある情報システム部門の方々にはぜひ覚えておいていただきたいと思います。

最後に

ログの活用を効率的に進めていくなら、導入しているそれぞれのツールの連携が重要になると思います。バージョンが変わるごとに双方で動作を確認し、問題がないことを確認して連携対応版を出すことになりますが、LogReviとSKYSEA Client Viewは両社で密に連携を取り合い、早い段階から十分な検証を行っています。SKYSEA Client ViewのログをCSV出力する際、LogReviと機能連携していることがわかりやすいロゴ入りのチェックボックスもありますので、非常に便利に活用いただけると思います。

また、LogReviはログを活用して人に紐づいた管理ができることが特長なので、組織内部のリスクマネジメント対策に最も効果を発揮します。私どもでは2008年の発売以来、その特長を生かし労務管理に活用いただくことを提案してきましたが、当初はお客様にあまり響きませんでした。その後、過重労働を巡るさまざまな問題が発生したことを受けて法整備が行われ、システムを活用した労務管理に注目が集まるようになりました。今後、ログを活用して従業員の業務を見える化し、実態を適切に把握することは今後ますます重要になります。これは人事部門だけでなく情報システム部門の皆さまにとっても重要な業務の一つです。働き方改革を推進しなければいけない今こそ、LogReviのような統合ログ管理ツールで労務管理に関わる業務の効率化をご検討いただく良いタイミングではないかと思います。

しかしながら、お客様へのヒアリングを重ねるなかで、現状のLogReviが多岐にわたるご要望を完全には満たし切れていないと感じることもあります。今後、さらなるご要望にお応えしていけるよう機能追加・拡張を行っていく予定です。Ver.8.1でわかりやすく使いやすくなったLogReviのさらなる進化にご期待ください。

お客様の経営戦略に沿った情報化戦略の立案からシステムの企画、開発、アウトソーシング、サービス提供、運用保守まで、IT分野において幅広く事業を展開 しています。インテックは、創業以来55年にわたって培ってきた技術力を基に、AI、RPA等のデジタル技術の活用や、「モード2」と呼ばれる新たな価値創造型の開発にも積極的に挑戦しています。常にオープンな姿勢で、人、企業、社会を技術でつなぎ、自らも変革しながら「豊かなデジタル社会の一翼を担う」企業としてお客様に新しい価値を提供してまいります。

(「SKYSEA Client View NEWS vol.67」 2019年7月掲載)
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