1人で各営業所のメンテナンス業務を行う上で「リモート操作」機能が使いやすいと判断

当社では、約5年前に紙のタイムカードを利用した勤怠管理から、データで勤怠を管理するシステムに切り替えたのと同時に、他社のIT運用管理ソフトウェアを導入しました。勤怠システムを管理するグループウェア上での操作を、ログとして記録する必要があったためです。

しかし、当時使用していたソフトウェアは、取得できる資産情報やログが十分でなかったことに加え、満足のいくサポートを受けられなかったことから、ソフトウェアの保守期限が切れるタイミングで他社製品への切り替えを検討することにしました。

また、当社には富士吉田と川崎にも営業所があり、トラブル時の問い合わせ対応やPCのメンテナンスをシステム管理担当者1名で行っているため、「リモート操作」機能を搭載していることも要件に加えて検討しました。

販売会社からの紹介で「SKYSEA Client View」のデモを見せてもらったところ、ファイル操作やメール送信など自分たちが必要とするログが細かく取得できることや、「リモート操作」機能も操作方法がわかりやすく使いやすかったことから、導入することにしました。

リモート操作による電源ON / OFFで定時後のPCメンテナンスが容易に

当社では、本社と各営業所で運用している約50台のクライアントPCすべてに「SKYSEA Client View」を導入しており、これらPCの管理を1人で対応しています。

PCのメンテナンスは主に定時後に行っているため、以前は社員が帰宅するときにPCの電源をつけたまま帰ってもらうように、各営業所に依頼する必要がありましたが、「SKYSEA Client View」の「電源制御」機能を活用するようになってからは、自席からリモート操作でPCの電源ON / OFFができるようになり、作業に手間なく取り掛かれるようになってとても助かっています。

また、PCのトラブルに関する問い合わせ対応にも「リモート操作」機能を使用すれば、その場で解決できることが増え、以前のようにPCを本社に送ってもらったり、システム管理担当者が各営業所まで出向いて対応にあたる機会が目に見えて減りました。

ログの定期チェックで作業状況を把握、今後のセキュリティポリシーの検討に活用

導入後は管理システム上の勤怠情報と、「SKYSEA Client View」で自動収集されたクライアントPCの起動 / 終了ログを照らし合わせて確認することで、社員の勤務状況を正確に把握できるようになりました。

オプションの送信メールログは、添付ファイルの内容まで確認ができるので、社内ルールで禁止している見積もりデータなどを添付して送信していないかなどをチェックするのに役立てています。

また、不適切なインターネットの利用をなくすため、クライアントPCを何台か選び、月に数回Webアクセスのログをチェックし、業務に関係ないWebサイトを見ていないか確認しています。フィルタリングソフトウェアを別途導入してアクセス制限を行っていますが、業務に支障がでない範囲に絞って制限せざるをえないため、定期的なチェックは必要だと感じています。

今後はUSBデバイスの使用制限も検討していることから、まずはログを確認し、現時点でどのくらい業務で使用されているのかを実態調査しました。その結果、業務のなかでデータの受け渡しの際にUSBデバイスを使用することがあまりないとわかったので、基本的にUSBデバイスは使用禁止に設定しておき、必要になった場合は各社員に申請してもらった上で、個別に使用を許可するといった運用を考えています。

当社では製品の仕入れ金額など、取引先のお客様との間で発生する重要情報を業務上取り扱う機会も多いので、情報漏洩対策にはしっかりと取り組んでいかなければならないと考えています。実際には、「SKYSEA Client View」で収集される膨大な量のログを逐一確認することは現実的ではありませんが、月に数回、期間を絞ってログを分析するだけでも、クライアントPCの操作状況から制限すべき操作は見えてきます。状況を把握した上で、業務への影響も考慮しながら実現可能な対策に取り組んでいきたいと思っています。

Windows®更新プログラムの適応状況を一覧で確認、各PCを最新の状態に保てるように

クライアントPCのWindows更新プログラムの適用については、自動的に更新が行われるように設定していますが、「SKYSEA Client View」を導入するまでは、実際に適用が完了しているかを確認する手段がありませんでした。

導入後は、「アプリケーション一覧」画面からクライアントPCごとに更新プログラムの適用状況が確認でき、適用されていないPCがあれば管理機からリモート操作で更新するなどして、PCを最新の状態に保てるようになりました。

今後は、社員の勤怠管理をさらに強化していきたいと思っています。例えば、アラート設定の「残業時間お知らせメッセージ」を活用して業務終了時刻の前に各PCにメッセージを表示し、漏れなく残業申請してもらえる環境を整えることで、業務時間に対する意識を社員にしっかり持ってもらえるように取り組みたいと考えています。

2015年10月取材