以前のツールでログの欠損が発生、重要な情報が消失したことで入れ替えを検討

以前導入していたIT運用管理ツールは、操作ログの検索性が良くなかった上に、一覧に表示される情報もわかりづらいものだったので、操作内容の把握に時間がかかっていました。加えて、ログの欠損により調査に必要な情報が見つけられないという重大な問題が発生したことから、新たなツールの導入を検討することに。

ある大型展示会で「SKYSEA Client View」の存在を知ったのですが、課題だった操作ログの検索スピードや表示のわかりやすさに加え、ヘルプデスク業務に欠かせない「リモート操作」機能の操作性の良さが気に入りました。特に、相手の画面にマーキングして指示が書き込めるので操作の説明が伝わりやすく、同じ人からの同じ内容の問い合わせが減らせるのではないかと感じました。そこで、サーバーを更新するタイミングで「SKYSEA Client View」に入れ替えることになりました。

また、マイナンバー関連の業務には特に慎重さが求められるため、万が一の事態が発生した際、適切に扱っていることを証明できるよう、関係する社員のPCにオプションの「個別画面操作録画」機能も導入することにしました。現在は、録画開始のきっかけとなるアラート設定を何にするかを検討している段階です。

印刷データが送信できない原因を操作ログで早急に特定

新聞は、毎日複数の印刷工場にデータを送って発行しています。万が一、制作したデータが印刷工場に送れなければ、印刷工程に遅れが生じて大問題になります。ところがある日、1か所の印刷工場にデータが送信できない事態が発生しました。「SKYSEA Client View」で操作ログをチェックしたところ、通信テストのためにその印刷工場のサーバーのポートが閉じられていたことが判明。テスト終了後に、ポートを開放する手順を忘れてしまっていたことが原因でした。

このとき、「SKYSEA Client View」の操作ログの検索スピードや検索結果の一覧表示でのわかりやすさに助けられ、時間をかけずに状況の把握と原因の特定ができ、スムーズに解決につなげることができました。もし状況の把握の際、必要なログが欠損していて原因の特定までに時間を要していれば、大きなトラブルに発展していた可能性もあった事例です。

当社では、社内に情報セキュリティ上の問題（インシデント）に対処するチーム（CSIRT）を設置しており、社員がインシデントの発生を疑うような事象を確認すると、CSIRTに報告が集約される体制をとっています。このCSIRTでは、情報セキュリティに関する啓発も行っており、報道などで重大なインシデントが取り上げられた際には、社員に注意喚起しています。マルウェア感染などへの対策には、「何かがおかしい」と気づくことが重要だと言われますので、日ごろから行なっている啓発活動の効果もあって「いつもと何か違う」と感じてCSIRTに報告する社員は増えています。マルウェアはメールに添付されていることが多く、社員からの報告もメールに関するものが多いです。そのため、不審なメールを受信したといった問い合わせを受けた場合には、メールそのものを確認するため、「リモート操作」機能で社員のPCを直接操作して、問題がないかを確認するようにしています。また、必要に応じてこちらからメールを削除し、ウイルススキャンを実行するといった対処もしています。

操作ログと出退勤記録を照合し、常態化した長時間労働の抑制の第一歩に

報道機関の特性として、事件や事故などの最新情報をお届けするためにどうしても時間外労働が常態化する傾向にあることから、当社の総務部門では、長時間労働対策に向けて、労働実態の把握を進めています。これまでは勤怠管理システム上の出退勤記録だけで労働時間を管理していましたが、現在は「SKYSEA Client View」で取得できるPCのログオン・ログオフのログ情報を総務部門に提出し、出退勤記録との照合を行い、勤務実態の把握に努めています。長時間労働の抑制は簡単ではないと思いますが、まずはどこまでの改善ができるのか取り組みを始めた段階です。

同じく、業務の特性から制限を加えるのが難しいと考えていたのが、USBデバイスの使用です。記者やカメラマンにとって、USBメモリやSDカードの使用は欠かせません。報道に関する重要な資料が、USBメモリで提供されることもあり、会社支給の物に使用を限定するわけにもいきません。しかし、長時間労働対策と同様に、まずは実態を把握することから始めようと考え、社内で使用されているUSBデバイスのすべてを「SKYSEA Client View」に登録することにしました。社員自身に使用しているUSBデバイスをPCに接続してもらいデバイス管理台帳に登録することで、現時点の使用状況を把握できるようになったので、今後はどのような運用管理を行えばいいのかを見極めていきたいと考えています。

取材時のPCを確認作業用グループにまとめ、パッチ適用状況を効率的にチェック

長期取材などで社外にPCを持ち出す場合、セキュリティパッチの適用状況や使用ソフトウェアなどが規定に合った環境なのかを、システム本部が確認することになっています。先般の2018年冬季オリンピックでも、多数のPCが持ち出されました。このとき、「検索グループ」の機能を使って、通常のグループとは別に確認作業用の仮グループを作り、対象のPCを一時的にひとまとめにして作業したことで、非常に効率よく確認できました。

そのほかにも、現在は一部で使用している「アンケート」機能を活用し、年に数回ある人事異動に伴うPCの棚卸を実施することも検討しています。このように、今後は管理業務に関する作業の効率化に、幅広く「SKYSEA Client View」を活用したいと考えています。

2018年4月取材