導入の決め手は、豊富な機能を活用できる「使いやすさ」

当市は2002年に初めてIT資産管理ツールを導入しました。当時導入した製品にもIT資産情報の収集・管理が行える基本的な機能は搭載されていましたが、操作のわかりにくさから一部の機能しか使いこなせず、PCの管理が行き届いていませんでした。その後、他社の製品に切り替えてみたものの、年々増している情報セキュリティの脅威への対策には機能が不足していたこともあり、サーバーをリプレースするタイミングで新たな製品の選定を行うことにしました。 「SKYSEA Client View」を導入したのは、販売会社の展示会で実機に触れたことがきっかけでした。当市の小中学校のコンピュータ教室では、以前からＳｋｙ社の学習活動ソフトウェアを導入していて、Ｓｋｙ社の製品はUIがわかりやすく使いやすい、ということを認識していました。実際に「SKYSEA Client View」を操作してみたところ、学習活動ソフトウェアと同様に使いやすさをコンセプトに作られていることが実感できました。

その後、2009年に「SKYSEA Client View」を導入してから長らく使い続けていますが、使いやすいさまざまな機能を活用することで、企画調整課内の業務の効率化や、残業時間の削減にもつながるなど、多くの効果を実感しています。

バージョンアップにより、ポリシーに沿ったUSBメモリの管理が可能に

「SKYSEA Client View」導入後、LGWAN（総合行政ネットワーク）に接続するPCではUSBメモリの使用を制御できるようになりましたが、2011年からは住民記録関連システムを運用する基幹系VLANにおいても、同じように「デバイス管理」機能を使って柔軟な制御を開始しました。どちらのネットワークにおいてもPCでのUSBメモリの使用は、読み取り専用に限定しています。もしデータの書き込みが必要となった場合は申請書を提出してもらい、企画調整課で用意しているUSBメモリを貸し出しています。これらのUSBメモリは申請された期間のみ使用できるように、有効期間を事前に設定してから渡しているため、申請期間が過ぎると再度申請を出すか、返却することをルールとして徹底できています。

また、以前の「SKYSEA Client View」ではユーザーごとの制限設定のみ可能でしたが、バージョンアップによりユーザーとPC、期間を組み合わせた設定ができるようになったことで、より当市のUSBメモリの使用ポリシーに合わせた制限が適用できるようになりました。これまでは、申請すればどのPCでもUSBメモリを使用できる状態でしたが、「申請者が、指定したPCで、指定した期間のみ使用可能」といった細やかな制限設定が行えるようになったことで情報セキュリティの強化につながっていると感じます。

各PCへのソフトウェアのインストールは管理機からのリモート操作で素早く対応

以前から、ヘルプデスク業務などで「リモート操作」機能を活用する頻度は高かったのですが、「自治体情報システム強靱性向上モデル」の導入によってさまざまなシステムの運用方法が変わりました。これにより、操作に関する職員からの問い合わせも増え、さらに「リモート操作」機能の活用の機会が増えました。こちらから電話口で説明するだけでは、お互いの認識にズレが生じて理解に差が出てしまいますが、「リモート操作」機能で直接画面を確認しながら説明することで、スムーズなやりとりができています。特に「マーキング」機能を使用して説明をすると、ボタンの位置などの細かい指示が伝わりやすく便利です。また、こちら側の画面を相手に共有しながら説明した上で、職員にも実際に操作してもらうことで理解度も高まり、その後の問い合わせの数が減るといった効果もあると思います。

各自治体へは、省庁からのさまざまな調査依頼が来るのですが、そのなかには指定されたソフトウェアをインストールした上で報告をしなければいけない場合もあります。職員のアカウントにはソフトウェアのインストール権限を与えていないため、数台ほどのPCへのインストール作業は管理機から｢リモート操作｣機能を使って実行しています。そうすることで、自分のPCから素早く完了できるので、業務効率の面でも大変ありがたいです。

職員の情報漏洩リスクの意識向上にWebサイトへのアクセスランキングを公開

庁舎内でのインターネットの利用については「自治体情報システム強靱性向上モデル」にもとづいたネットワーク運用として、仮想サーバー上のWebブラウザから表示結果だけがPCに転送されるようになっており、インターネットに接続できるPCは限定されています。しかし、以前は職員のPCからも接続ができていたため、不審なWebサイトへのアクセス防止にいくつかの施策を実施していました。「ログ管理」機能を活用したWebサイトへのアクセスランキングの公開もその一つで、業務外のインターネット利用の禁止を徹底し、マルウェア感染による情報漏洩の危険性を広く周知することが目的でした。現在はランキングの公開は行っていませんが、職員には年に一度セキュリティ研修の受講を義務づけ、情報を安全に取り扱う意識を高めてもらうなどの施策を行っています。

また、業務上必要のないプリントアウトなどの私的な使用が行われていないか、「SKYSEA Client View」のログで定期的に確認しています。その他にも、ウイルス対策ソフトウェアがマルウェアを検知後は、検知した日時の前後のログを「SKYSEA Client View」で確認して、外部への不審な通信の特定に役立てています。これらの活用以外にも今後はOSをWindows 10に入れ替える作業が発生する予定のため、OSの入れ替えに伴う必要なアプリケーションのバージョン管理などを「SKYSEA Client View」から出力した情報をもとに行い、効率的に棚卸作業を進められればと思います。

2018年1月取材