統合後に増加したPCの管理を目的に導入、経営層への訴求のしやすさが選定の決め手に

当社では、販売・施行体制の強化と業務の効率化を目的に、全国の販売会社の統合を進めてきました。この統合に伴い、人事・経理関係の業務や、設計センターなどの機能を本社に集約。会社として管理すべきPCも増えることになり、新たに資産管理ソフトウェアの導入を検討する必要性が出てきました。また、当社では商品をご提案する上で、お客様の家族構成、年収、勤務先といった個人情報をお伺いすることも多く、各営業所でこれら情報が適切に扱われるように、個人情報にアクセスできる人・機器を制限したり、情報の持ち出しを抑止する仕組みをあらためて検討していく必要がありました。

「SKYSEA Client View」は、当社のこのような要望・条件を満たすソフトウェアだっただけでなく、管理対象PCの画面がサムネイル表示され一覧で確認できるなど、ユーザーインタフェースに特徴があり、統合した各販売会社の経営層に訴求しやすかったことも、導入に至った重要なポイントでした。わかりやすい画面構成で、「導入したいのはこのようなソフトウェアで、IT資産管理がこのように行えます」といった説明がしやすく、導入の必要性を経営層に理解してもらいやすかったことは大きかったと思います。

2012年から社内サーバーをクラウドコンピューティングサービスのAWS（Amazon Web Services）に切り替えていた当社では、「SKYSEA Client View」もAWS環境で運用するかたちで導入しました。オンプレミス環境の場合には、どうしても5、6年でサーバーの入れ替えが発生しますし、機器の故障がつきものです。「SKYSEA Client View」のサーバーをAWSに構築することで、トラブルが起きた場合にも停止して再起動することで対応できますし、何よりサーバー環境の構築が早かったので、情報システム部としての負荷は軽減できたと感じています。

残業時間お知らせメッセージを活用し、残業申請をしていない社員のPCの利用を制限

当社では、働き方改革に取り組むプロジェクトチームを立ち上げたり、自治体と連携したテレワークの実施などの活動を行っており、2016年ごろからは各販売会社で残業抑止に向けた取り組みも進めてきました。

その一環として、「SKYSEA Client View」の管理者権限の一部を付与された人事・総務担当者が、社員の残業状況を確認した上で、特に残業が多い社員については、そのPCを管理コンソール上に作成した検索グループにまとめ、定時終了後の稼働状況を重点的にチェックするようにしています。また「残業時間お知らせメッセージ」機能を活用して、残業が申請されていない社員のPCをネットワークから遮断したり、画面をロックするなどの取り組みを行っている販売会社もあります。当社では、営業担当の社員が日中は営業活動で外出していることも多く、資料制作などの実務はどうしても夕方帰社してから取り掛かることが多くなるため、業務状況の把握や社員の残業抑止に対する意識向上への取り組みが大切だと考えていますので、引き続き対策を進めていきたいと思っています。

グループウェアの設定変更など管理者権限による操作を録画して状況を把握

「SKYSEA Client View」の管理者権限は、情報システム担当者と人事・総務担当者を含めて全社で50名程度の社員に付与し、これら社員が使用できる機能は「管理機制限設定」で役割に応じて限定しています。例えば、USBデバイスについては本社で集中管理していますので、各販売会社のシステム担当者には「デバイス管理」機能以外の、「資産管理」や「ログ閲覧」、「リモート操作」といったヘルプデスクに必要な機能に絞って使用を許可し、各社で対応してもらっています。

また、社内で利用しているシステムの管理者権限を付与された社員の操作が、セキュリティ上問題ないかを把握するために、「画面操作録画」機能を活用しています。当社で利用しているグループウェアは、情報システム部の社員が管理者権限を使って設定変更などを行っていますが、その設定画面が起動された際に、自動的にPCの画面が録画されるようにしています。いざというときには、設定変更やユーザー登録などの操作が適切に行われたかを後から確認できますし、画面を起動したタイミングで録画が開始された旨のメッセージがデスクトップに表示されるので、使用者に対する注意喚起にも役立っています。

緊急でアップデートが必要なケースでも「ソフトウェア配布」で素早い対応が可能に

各販売会社のPCのアプリケーションをアップデートする際には、クライアントPC側からダウンロードしてもらう「プル型」のソフトウェア配布機能を活用することもあります。あるとき、販売会社のアプリケーションが最新バージョンになっていなかったことが原因で、本社の業務システムからデータをうまく送信できないケースがありました。販売会社側のPC数百台に対して至急アップデートが必要な状況でしたが、アップデーターを配布する際にプロダクトキーを伝えてしまうとセキュリティ上問題があると感じました。そこで、「ソフトウェア配布」機能でプロダクトキーを指定した状態でアプリケーションを登録し、配布対象となるPCも指定。販売会社側に、自分たちで任意のタイミングにダウンロードし、アップデートしてもらうことにしました。作業がうまくいかないPCについては、別途こちらからリモート操作などでフォローはしたものの、それほど作業負荷もかからずアップデートが完了し、無事データのやりとりができるようになり、非常に助かりました。

2018年7月取材