勤怠記録の差異をチェックしサービス残業の抑止に活用

導入経緯

ほかの製品ではオプションだった機能が
“標準搭載”されていたことが導入の決め手

当社は、ISMS（ISO27001=情報セキュリティマネジメントシステム）とプライバシーマークを取得しているので、IT資産が適切に管理されているのかという監査が定期的にあります。監査にかかる作業をスムーズに進めるため、ハードウェアやソフトウェアの資産情報を正確に管理する方法としてIT資産管理ツールを導入しました。最初は他社の製品を導入し、数年間運用していたのですがうまく活用ができていない状態でした。そこで、より効率的に管理を行えるように、活用しやすい新たな製品に入れ替えることになりました。製品選定では、USBデバイスの管理と操作ログの収集を機能要件として挙げ、「SKYSEA Client View」と別製品を比較。当社の要件を満たす機能が標準搭載されていた「SKYSEA Client View」を選びました。

導入効果

操作ログと勤怠記録を部門長に提供し
“サービス残業の抑制”に活用

近年、法改正により時間外労働に上限規制が定められるなど、働き方改革による長時間労働対策への取り組みが重要視されていることから、当社でも、代表が積極的に長時間労働の対策について社内に発信しています。また、業務時間の短縮を推し進めると同時に、サービス残業を発生させないための対策として、2016年ごろから「SKYSEA Client View」で収集した電源オン / オフのログを活用し始めました。

電源オン / オフのログをエクスポートして資料にまとめ、代表と各部門長に毎月提供しています。各部門長には勤怠管理システムの情報閲覧の権限を付与しているので、双方のデータを確認し、大幅な差異がある場合は直属の上司が本人に事情を聞くようにしています。人事部門が話を聞くよりも、現場を知る人が現状を把握する方が、再発防止効果が見込めると考えているからです。操作ログを収集していることは社員にも周知しているので、これらの取り組みにより「見られている」という意識も根づいてきました。操作ログはほかにも活用しており、最近は退職者による情報持ち出しの問題も見聞きするので、万が一に備えた対策として、社員の退職が決まった場合は、当該社員がどのファイルにアクセスしているかを確認しています。今後は、操作ログを確認する期間をより長くして、対策の強化を図りたいと考えています。

Windows 10特有の“自動更新を制御”し
アップデートによる影響を検証した上で適用

Windows 7の延長サポートが終了する2020年1月までに、当社はすべての端末をWindows 10へ切り替える予定です。

そこで、現在も社内の一部に残っているWindows 7の端末を、「SKYSEA Client View」の資産情報を活用して、洗い出しています。「ハードウェア一覧」を見ると、どの部署に何台の端末が残っているのかが的確に把握できるので、計画が立てやすく助かっています。

ただ、Windows 10のアップデート方式は特有で、そのままでは更新プログラムが自動的に適用されてしまいます。更新プログラムの適用は、社内システムや周辺機器への影響も考慮しなければならないため、「SKYSEA Client View」を使い、指定したバージョンまでしか更新プログラムが適用されないように制御し、検証期間を確保しています。

そのほか、USBデバイスは暗号化機能付きのものに限り、「SKYSEA Client View」に登録した上で各部署に3本ずつ支給しています。「SKYSEA Client View」の導入前は、社員が個人的に購入したUSBデバイスが自由に使用できる環境でしたので、制限をかけた当初は社員から「不便だ」という声も上がりましたが、今ではこの運用が定着しています。今後は、「SKYSEA Client View」を使って定期的に棚卸作業を行い、USBデバイスの管理を徹底していきたいと考えています。

展望

“働き方改革”に向けた啓発の意味も含め、
終業時刻前にメッセージを表示

働き方改革のために、「SKYSEA Client View」を活用した施策にも取り組み始めました。手始めに、終業時刻の30分前にPCの画面上にメッセージを表示し、残業をする場合は残業申請を行うように促しています。今後は、業務時間外になると残業申請がされていないPCは自動的にシャットダウンされるなど、一定の強制力を持った運用も試してみたいと考えているところです。

情報セキュリティや働き方に対する考えには、どうしても個人差があります。当社では年に1回、代表を含めた全社員を対象にIPA（独立行政法人 情報処理推進機構）が公開している事例記事や映像コンテンツを活用した社内研修を行っています。

また、日常的な注意喚起による継続的な啓発も続けた上で、「SKYSEA Client View」などのツールを活用して実効性を高めることで、より強固な情報セキュリティ対策を確立していきたいと思っています。