システムインテグレーター ST 4,500CL

変化する働き方を支える、厳密な資産管理

社内ルールの実効性が高まり、情報セキュリティ意識も向上

左から、情報システム部 IT戦略グループ 課長:佐藤 英規 様、CIO / IT Head 情報システム部長:永島 仁志 様、情報システム部 CRMグループ 部長:川口 裕之

コニカミノルタジャパン株式会社が2013年から取り組んできた働き方改革は、働く時間を削るだけでなく、会社と社員に最適な「いいじかん」を増やすことに焦点を当ててきました。その経験から生まれた「いいじかん設計」というコンセプトの下、さまざまな商品・サービスを提供することで、お客様の会社の「いいじかん」づくりと、柔軟な働き方の実現を支援しています。

導入経緯

会社としてテレワークを推奨
“働き方に合わせて”情報セキュリティ対策を強化

当社の情報セキュリティ対策は、企業の社会的責任を担うCSR統括委員会が検討しています。その際、性悪説に基づくと、コストは高く利便性は低くなっていきますし、性善説で何もしないわけにもいきません。そこで当社は「社員は故意にルールを破りはしないが、ミスをすることはある」という「性弱説」を基準にしています。

2016年のオフィス移転を機に、会社がテレワークを推奨するようになりました。働き方が変われば、起こりうるミスも、必要な対策も変わります。社内で管理できない分、ソフトウェアを常に最新の状態に保つなど、より厳密な資産管理が必要になると考え「SKYSEA Client View」を導入しました。決め手となったのは、UIの見やすさ。特に管理コンソールを「エンタープライズモード」で表示すると、資産管理に必要な機能を同時に表示できる点が気に入りました。

また、当社が提供するプラットフォーム「Workplace Hub」に「SKYSEA Client View」が対応していることも導入を後押ししました。社内の運用で得たノウハウが、お客様にお勧めするときの材料にもなるからです。

導入効果

“継続的な意識づけ”
ルールを守るモチベーションを維持

情報セキュリティ対策がうまく機能するためには、その必要性を経営層に理解してもらうことが一つの鍵だと考えています。ですから「SKYSEA Client View」を導入した直後に、各部署の幹部に集まってもらい、管理コンソール画面を見せました。端末機の操作が管理者に筒抜けであることが一目瞭然で「PCの操作が見られている」という認識が、幹部から現場へ波及していきました。

その上で、不適切なソフトウェアやライセンス違反等が見つかった場合には、月に1回のCSR統括委員会で発表しています。こうした継続的な意識づけが、社員がルールを守るモチベーションにつながっています。

これまでも、会社が認可していないシステムやネットワークを使用する際は、申請書の提出をルールづけていました。こうしたルールを厳密に運用できるようになったことの意味は大きく、「SKYSEA Client View」は、いわば「性弱説」の支柱の役割を果たしています。

IT資産管理もヘルプデスク対応も
“手間と負担を軽減”できました

管理業務の効率化も、効果として挙げられます。まず、ISMSを取得する上で必要不可欠なIT資産の情報収集。これまで表計算ソフトウェアを使って手作業で行っていた管理台帳の更新業務は、大部分を自動化できました。また、業務に関係のないアプリケーションに利用制限をかけることも、保守契約ユーザー用Webサイトで提供されている最新の「ソフトウェア辞書」を使えば、手間なく行えます。

そして一番効果を実感しているのがヘルプデスク対応です。これまで社員のPCに不具合があると、直接担当者が駆けつけるか、代替機を送って対処していました。Windowsのリモートデスクトップ接続は、ユーザーのパスワードを教えてもらう必要があるという点で実用性に欠けます。その点、「SKYSEA Client View」の「リモート操作」機能なら、端末機のユーザー名さえわかれば、遠隔で操作できるので、一次対応から解決までの時間が短縮され、社員からの評判も上々です。

展望

USBデバイスは使用期間も制限
“適切かつ必要な”ルールづくりを

当社ではPC本体へのデータ保存は最低限にして、会社指定のオンラインストレージに保存することを推奨しています。容量が無制限なので、かなり活用されています。とはいえ、情報の持ち出しにUSBデバイスが必要な場合もあります。そこでその使用ルールを刷新。今後使用するUSBデバイスは申請後6か月間使用可能と制限を設けることにしました。「SKYSEA Client View」で私物や使用期間外のUSBデバイスは使用できないよう制御します。また光学メディアはその都度申請が必要と定め、媒体によってもルールを分けていく予定です。

ほかにも、「SKYSEA Client View」を活用できることは多いと感じます。例えば、働き方改革の一環で従業員の勤務実態を把握するために、PCの操作ログを活用することも考えられます。

「SKYSEA Client View」では、さまざまな情報を取得できますが、そのこと自体が重要なのではありません。それをどう有効活用できるか、保守契約ユーザー用Webサイトも参考にしながら、今後も模索していきます。

2019年8月取材

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