ツールを活用した効率よいライセンス管理

表計算ソフトなどを利用して手作業でライセンス管理を行う場合、どのクライアントPCで、どのソフトウェアが利用されているかを調べるだけでも大変な工数が必要となります。また、ユーザーの異動やクライアントPCの廃棄などに伴って、ライセンス管理情報を更新することも難しく、効率的なライセンス管理には管理用ツールの導入が欠かせません。

ライセンス管理を行うためのツールとしては、「IT資産管理」と呼ばれる機能が搭載された、運用管理ソフトウェアなどを活用することが一般的です。

IT資産管理ソフトウェアは、ネットワークを通じて、各クライアントPCのさまざまな情報を収集します。コンピューター名やCPUの周波数、メモリ / HDDの搭載量などのハードウェア情報とともに、OS情報、インストールされているアプリケーションなどのソフトウェア情報を収集することができます。

ソフトウェアのライセンス管理に特化した機能が搭載されていれば、ライセンス形態別に保有ライセンス数を登録しておくことで、実際にインストールされている「ソフトウェア情報」と、台帳管理している「ライセンス管理情報」を突き合わせて、利用実態を確認することが可能になります。

もし管理者に無断で、使用期限が設定されているライセンスの期限超過があったり、ソフトウェアの不正利用が行われたりしても、定期的に更新されるライセンス管理情報を確認することで、迅速に問題点を発見でき、すぐに是正できるなど徹底管理が可能になります。

また、ライセンス管理が正しく行われるようになると、万が一のライセンス不足を防ぐために保険的に保有している余剰ライセンスを整理することができます。また、クライアントPCにインストールされたまま、長期間使用されていないソフトウェアのライセンスを再活用するなど、コスト削減の効果も期待できます。

また、日常的にライセンス管理を行っていることで、半期や四半期ごとのIT資産の棚卸時にかかる作業工数を大幅に削減しつつ、より正確なIT資産の管理が実現できます。このように、管理用ツールを利用してライセンス管理を行うことは、正確なライセンス管理を実現するだけではなく、手間やコストを削減するというメリットがあります。